Tietosuojaseloste

LV1 (Polarc Oy) asiakasrekisterin tietosuojaseloste

Rekisterinpitäjällä on henkilötietolain (10 ja 24 §) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR)
mukaan velvollisuus informoida selkeällä tavalla rekisteröityjä. Tämä seloste täyttää
informointivelvoitteen.

Laadittu 15.10.2022. Viimeisin muutos 25.6.2025.

1. Rekisterinpitäjä

Polarc Oy
Yhteystiedot:
Valssikuja 3
02920 Espoo

Yhteystiedot rekisteriä koskevissa asioissa:

Polarc Oy / Miko Marttunen
Valssikuja 3
02920 Espoo
+358449736082
info@polarc.fi

2. Rekisteröidyt

Keräämme tietoja asiakkaistamme sekä potentiaalisista asiakkaistamme.

3. Henkilötietojen käyttötarkoitus

Rekisterin pitämisen peruste:

● Henkilötietoja käsitellään rekisteröidyn asiakassuhteen perusteella
● Henkilötietoja käsitellään suostumuksen perusteella

Henkilötietojen käsittelyn ja rekisterin käyttötarkoitus:

Henkilötietoja käsitellään vain ennalta määriteltyihin tarkoituksiin, jotka ovat seuraavat:

● Asiakassuhteen luominen, hoitaminen, kehittäminen sekä yhteydenpito
● Palveluistamme ja tuotteistamme kertominen
● Tuotteiden ja palveluidemme toimittaminen asiakkaalle
● Tapahtumistamme ja koulutuksistamme tiedottaminen
● Henkilökohtaisemman kohdennetun suoramarkkinoinnin tuottaminen
● Liiketoiminnan ja asiakaspalvelun kehittäminen
● Analytiikka ja tilastolliset tarkoitukset
● Muiden oikeutettujen liiketoiminnallisten etujen toteuttaminen

4. Rekisteriin tallennettavat henkilötiedot

Asiakasrekisteri voi sisältää seuraavia tietoja:

Yhteystiedot:

● Nimi
● Osoite
● Sähköposti
● Puhelinnumero

Asiakastiedot:

● Tiedot ostetuista tuotteista / palveluista
● Työtehtävään liittyvät tiedot, kuten tehävä / titteli
● Yrityksen yhteys- ja taustatiedot
● Tapahtumatiedot kuten osallistumisilmoittautumiset
● Asiakaspalautetiedot
● Asiakkaan suostumuksella saatavat mahdolliset muut tiedot
● Mahdolliset suoramarkkinointikiellot

5. Evästeiden käyttö

Käytämme verkkosivuillamme evästeitä. Evästeet ovat lyhyitä tekstitiedostoja, jotka verkkopalvelin tallentaa laitteellesi. Evästeet keräävät tietoa siitä, miten käyttäjä toimii verkkosivustollamme. Hyödynnämme evästeitä palveluidemme ja sivustomme kehittämiseksi ja markkinoinnin kohdentamiseksi.
Otathan huomioon, että evästeiden estäminen saattaa rajoittaa verkkosivustomme toimivuutta ja palvelumme laatua.

Lue lisää evästeistä.

6. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on seuraavat oikeudet, joiden käyttämistä koskevat pyynnöt tulee tehdä osoitteeseen: info@polarc.fi

Tarkastusoikeus:

Rekisteröity voi tarkistaa tallentamamme henkilötiedot.

Oikeus tietojen oikaisemiseen:

Rekisteröity voi pyytää oikaisemaan häntä koskevat virheelliset tai puutteelliset tiedot.

Vastustamisoikeus:

Rekisteröity voi vastustaa henkilötietojen käsittelyä, mikäli kokee, että henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti.

Suoramarkkinointikielto:

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojen käyttäminen suoramarkkinointiin.

Poisto-oikeus:

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojen poistamista, jos tietojen käsittely ei ole tarpeen. Käsittelemme poistopyynnön, jonka jälkeen joko poistamme tiedot tai ilmoitamme perustellun syyn, miksi tietoja ei voida poistaa.

On huomioitava, että rekisterinpitäjällä voi olla lakisääteinen tai muu oikeus olla poistamatta pyydettyä tietoa. Rekisterinpitäjällä on velvollisuus säilyttää kirjanpitoaineisto Kirjanpitolaissa (luku 2, 10 §) määritellyn ajan (10 vuotta) mukaisesti. Tämän vuoksi kirjanpitoon liittyvää aineistoa ei voida poistaa ennen määräajan umpeutumista.

Suostumuksen peruuttaminen:

Jos rekisteröityä koskeva henkilötietojen käsittely perustuu ainoastaan suostumukseen, eikä esim. asiakkuuteen tai jäsenyyteen, voi rekisteröity peruuttaa suostumuksen.

Rekisteröity voi valittaa päätöksestä tietosuojavaltuutetulle:

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rajoitamme kiistanalaisten tietojen käsittelyä siksi aikaa, kunnes asia saadaan ratkaistua.

Valitusoikeus:

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle kantelu, jos hän kokee, että rikomme henkilötietoja käsitellessämme voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä.
Tietosuojavaltuutetun yhteystiedot: www.tietosuoja.fi/fi/index/yhteystiedot.html

7. Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötietojen keräämisen yhteydessä käytämme seuraavanlaisia tietolähteitä:

Asiakkaan antamat tiedot:

Keräämme tietoja, jotka rekisteröity antaa suoraan meille esimerkiksi palvelun käytön, yhteydenottojen tai sopimusten solmimisen yhteydessä

Julkiset tiedot:

Voimme hyödyntää julkisia rekistereitä ja tietolähteitä, kuten väestörekisteriä, yritystietojärjestelmiä ja kaupparekisteriä henkilötietojen tarkistamiseen ja täydentämiseen.

Yksityiset tietolähteet:

Saatamme kerätä henkilötietoja yhteistyökumppaneilta, alihankkijoilta tai muilta yksityisiltä tahoilta osana palveluidemme tuottamista.

Automaattisesti kerättävät tiedot:

Kun käytät verkkosivustoamme tai muita sähköisiä palveluitamme, voimme kerätä tietoja teknologian, kuten evästeiden ja analytiikkatyökalujen avulla.

Tietojen alkuperä:

Tietomme ovat pääsääntöisesti peräisin EU:n alueelta. Jos henkilötietoja siirretään tai saadaan EU:n ulkopuolelta, varmistamme, että siirrot tapahtuvat voimassa olevien tietosuojasäännösten mukaisesti ja riittäviä suojatoimia noudattaen.

Tietolähteiden yksilöinti:

Käytämme mahdollisuuksien mukaan tarkasti yksilöityjä tietolähteitä. Näitä voivat olla esimerkiksi Suomen väestörekisteri tai yhteistyökumppaniemme tarjoamat tietojärjestelmät. Jos tietoja ei voida yhdistää tiettyyn lähteeseen, ilmoitamme tästä ja pyrimme selventämään, mistä tiedot ovat peräisin.

8. Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Tietoja ei pääsääntöisesti luovuteta markkinointitarkoituksiin Polarc Oy:n ulkopuolelle.

9. Käsittelyn kesto

Henkilötietoja käsitellään pääsääntöisesti niin kauan, kuin asiakkuus on voimassa
Markkinointilistaltamme rekisteröity pääsee poistumaan itse jokaisessa lähettämässämme markkinointisähköpostissamme olevan linkin kautta.

10. Henkilötietojen käsittelijät

Kaikki henkilötiedot ovat luottamuksellisia ja niitä käsittelevät vain Polarc Oy ja tämän
työntekijät. Voimme myös ulkoistaa henkilötietojen käsittelyn osittain kolmannelle osapuolelle,
jolloin takaamme sopimusjärjestelyin, että henkilötietoja käsitellään voimassa olevan
tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja muutoin asianmukaisesti.

11. Tietojen siirto EU:n ulkopuolelle

Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

12. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Emme käytä tietoja automaattiseen päätöksentekoon tai profilointiin.